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サービスのご紹介・データの閲覧Application

業務内容を詳しく紹介しています。データの閲覧についてです。

@データ保管に関する基本的な考え方Concept

従業員に関し整備管理しなければならない情報は非常にたくさんあります。例えば雇用契約書、身元保証書などから始まり、扶養控除申告書、源泉徴収簿、労働者名簿、賃金台帳、給与明細など。扶養控除申告書によって管理する被扶養者の人数や、労働者名簿の中の情報も随時新しくなります。これらの情報が適切に入手し、管理され、いつでも必要なときにすぐ出力できるかどうかは非常に重要な問題です。例えば従業員が多数いる会社では一部の人の雇用契約書をもらうのを忘れてしまったり、更新を行っていなかったり、そのようなときに限って何か問題が発生します。

そこでWEB給与では各従業員の必要な書類をPDFで管理し、漏れがないか定期的に確認し、随時更新を行うことによっていつも最新の情報がWEB上で閲覧できるようにします。権限は2種類あり、管理者権限を持つ人(社長、人事部長のみ)は全員分の情報を閲覧できます。それ以外の人は自分の情報のみ閲覧し、いつでも給与明細を出力したり、古い情報の更新を依頼することができます。

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Aセキュリティ対策Security

従業員個人の給与や人事情報が掲載されいている為、セキュリティの確保が重要です。WEB給与ではまず登録されたPCからでないとログインができないようにし、さらにログイン時に氏名とパスワードから本人確認を行っています。掲載されるファイル名は20桁以上の乱数をもとに決められ、そのファイル名の種類は7×10の35乗に及びます。ですから外部の人間が、ファイルを特定し、不正に入手できる確立は非常に低くなっています。

※但し、権限を持った人がパスワードを漏らしてしまうこともあるでしょうし、またSSLを使っていない為、同じ職場内であれば不正に入手する可能性が0になるわけではありません。場合によっては管理者にのみこのサイトのアドレスを教えることもできますし、またオプションによってSSL対応することも可能です。他のサービスでもそうだと思いますが一定のリスクはつきものであることをご理解いただきたいと思います。

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B閲覧方法browse

次に閲覧方法です。@登録したパソコンからhttp://kyuyoweb.com/sample/manage.phpのページを開きます。
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A氏名を確認し、パスワードを入力、「確認」ボタンを押します。

B管理者の場合は従業員の一覧が表示されますので、その中で閲覧したい人のリンクをクリックします。
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もし監督者でなければ自分の情報しか出てきませんので、そのリンクをクリックします。
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C個人ページに詳細の情報があり、確認できます。また、タイムカード、賃金台帳、源泉徴収簿、源泉徴収票、給与明細、雇用契約書、扶養控除申告書、身元保証書、誓約書、秘密保持に関する誓約書などもここからダウンロード、確認することができます。
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C保管してあるデータの種類と意義data

保管するデータの量や種類は任意に選択することができますし、御社の状況に応じて増やすこともできます。ただ、最低限以下のデータを準備し、掲載したいと思います。これらが整備されていないのは会社にとってあまり良いことではありません。

タイムカード:タイムカードはいかなる理由があっても会社が管理、把握していなければなりません。もし従業員が労働基準監督署に賃金、残業代の未払いを申告した場合、タイムカードがなければ彼らの日報どおりに払わざるを得なくなります。

賃金台帳:1年間支払った賃金の計算結果です。これもいつでも出力できるようにしなければなりません。

源泉徴収簿:税務上各会社に作成が義務付けられています。主に年末調整時に使い、1年間の税額算定の根拠となります。

給与明細:1ヵ月ごと支払った賃金の計算結果です。WEB給与ではシステムから各個人に明細を送りますが、それをなくしてしまった場合はいつでもWEB上からダウンロードし出力することができます。

雇用契約書:雇用契約がなく就業していた場合、期限の定めのない雇用契約と解釈されます。つまり、正社員と同じ扱いになります。契約期間満了という双方共に一番楽な退職方法がなくなり、自己都合か解雇かどちらかになります。

扶養控除申告書:税務上必要になります。扶養している人が何人いるかを申告するものになります。これによって毎月の、そして年間の所得税額が変わります。

身元保証書、誓約書、秘密保持に関する誓約書:誓約した内容を全て守らせ、守らなかった場合には直ちに損害賠償できる、と言うものではありません。しかし、裁判上ないと厳しいですし、また本人がしばしば内容を確認することによって望まない行為を思いとどまらせる、という効果はあるでしょう。もしどうしても守らせたい場合はその分手当てを別につける必要があります。

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